loader

Så här använder du Trello för att göra hantering av projekt en bris

Anonim

Trello kan vara ett utmärkt sätt att hantera projekt, kommunicera med ditt team, organisera idéer och tjäna som en typ av "Internet whiteboard" där människor kan brainstorma tillsammans och samarbeta i ett gemensamt utrymme.

När du har skapat ett styrelse kan du börja lägga till projektets medlemmar som kommer att utgöra laget. För att göra detta klickar du på fliken "Visa meny" på höger sida, sett här.

När du har samlat alla medlemmar av ditt styrelse och redo att gå, kan du börja lägga till nya listor. Titlarna på dessa listor kan vara allt beroende på vilken typ av projekt du skapar, arbetsflödet av hur du vill hantera enskilda uppdrag och hur du föredrar att hantera ditt innehåll totalt.

Som ett exempel har vi listat några olika idéer nedan. I varje lista hittar du alternativet "Lägg till ett kort", som du kan klicka här.

När kortet är skapat i listan klickar du på det och du ser ett fönster som ser ut så här:

Och det är i dessa kort där den verkliga organisationen börjar. Allt från att lägga medlemmar till "Prenumerera på ett kort" (vilket innebär att de kommer att få en varning antingen på deras email eller telefon när en ny åtgärd inträffar), för att märka ett kort för dess underavdelning händer i knapparna till sidan.

Du kan redigera beskrivningen av ett kort (dvs. "Brainstorm only", en länk till relevant forskning, YouTube-klipp, etc.), samt skapa en "Checklista", se till sidan här.

Checklistor är ett bra sätt att hantera enskilda kort och se till att alla medlemmar i teamet är konsekvent uppdaterade om var en viss del av projektet är vid en viss tidpunkt. För att lägga till en checklista och fylla den med nya objekt, klicka helt enkelt på "Checklista" -knappen, klicka på "Lägg till" och börja fylla i uppgifterna.

Andra inställningar i varje kort inkluderar möjligheten att lägga till ett förfallodatum som kan uppdateras eller ändras av medlemmar som har fått tillstånd på kortet.

Aktivitetsmatningen hittar du på menyn till höger och så länge ett kort inte är märkt som "Privat" kan alla handlingar i ditt lag ses från en enkel att följa ström.

En annan stor egenskap hos Trello är att alla dina filer och mappar kan fästas direkt i korten själva. Inte mer gräva igenom en oändlig uppsättning Dropbox-mappar med komplicerade lösenord eller försöker få någon att organisera sina Drive-behörigheter på rätt sätt, med Trello behöver du allt du behöver direkt och redo att ladda direkt från servern.

Men om ditt team inte är redo att "släppa" sin Dropbox ännu, integrerar tjänsten automatiskt med många av de mest populära molntjänsterna, så att du kan bifoga innehåll direkt från ditt eget länkade konto.

Därefter är det här etiketter kommer in.

Etiketterna är en universell moniker som enkelt kan göra det möjligt för dig att separera dina sektioner i underavsnitt och så vidare. Säg, till exempel, har du något i din "Tilldelade" lista men du vet inte vilken avdelning artikeln tillhör?

Etiketter gör att du snabbt kan färgkoda specifikt innehåll, så den som är kopplad till kortet kan snabbt identifiera vem det tillhör och vad syftet med uppdraget är. Denna visuella cue ger ett lätt organisationssystem, inte mycket till skillnad från de färgade flikarna ser du ovanpå mappar som kantas in i ett arkivskåp.

Slutligen kan du välja att "Dela" ett kort med någon via e-post, eller bara länka den i ditt arbetsflödesutrymme utanför Trello-nätverket.

Några av de extra, roligare funktionerna i Trello inkluderar möjligheten att lägga till vänliga klistermärken på ett kort eller medlem, några av dem ingår i Basic medlemskapet och ett helt extra bibliotek som öppnas om du registrerar dig för Trello Gold månadsabonnemang.

Business Class får dig samma klistermärken, men istället för att betala $ 5 per månad som helhet, kan du istället välja att ge premiummedlemskap till var och en av dina anställda till ett rabatterat pris på endast 3, 75 kr per person.

Ytterligare inställningar i menyraden gör det möjligt att noga kontrollera behörigheterna för medlemmarna i ditt lag, inklusive vem som kan läsa korten, som kan kommentera dem och vem har möjlighet att arkivera, radera eller flytta äldre uppdrag som redan har tjänade deras syfte.

Här hittar du även "Power Ups" -menyn, inklusive möjligheten att se alla uppdrag och deras ägare i ett kalenderformat komplett med förfallodagar och matchningsscheman samt möjlighet att låta dina lagmedlemmar " rösta "på särskilda kort.

Tanken bak omröstningssystemet är att om alla inte kan komma överens om en idé eller vilken uppgift att arbeta på nästa, kan du öppna ordet upp till en omröstning. Vilket alternativ som får det högsta antalet röster är nästa projekt som skickas via.

Om ett bräde inte räcker, finns det alltid möjlighet att göra mer. Att separera din personal på detta sätt kan hjälpa till att rensa för mycket överdriven överensstämmelse mellan olika avdelningar och är alltid ett bra alternativ om du är orolig för behörigheter eller personer som ser privata projekt i aktion innan de är redo för allmänheten.

När ett kort har tjänat sitt syfte kan du klä av det i Arkivet med ett tryck på en knapp. Arkivet håller innehållet i upp till 30 dagar innan det tas bort permanent, så var noga med att du aldrig skickar någonting till det här området av Trello om du inte är helt säker på att du är klar med det för gott.


Trello kan vara ett användbart, lättillgängligt sätt för dig och medlemmarna i hela ditt lag att hålla dig organiserad genom det hektiska kaoset på arbetsdagen. Genom att använda alla sina många funktioner och tricks kan du hålla huvudet klart, dina projekt på spår och bredden på dina uppdrag som publiceras i tid, varje gång.

Redaktionen